Her konuşmanın bir sorumlusu olsun

Müşteri önce ürün hakkında bilgi ister, daha sonra randevu sorar, ardından özel bir durum için çalışanla görüşmek ister. Devir adımı net değilse iki kişi aynı taleple ilgilenebilir veya herkes diğerinin yanıt verdiğini düşünebilir. Sorun çoğu zaman mesaj sayısından önce sorumluluğun belirsizliğidir.

AutoSay, konuşmaları kullanıcıya veya ekibe atamayı, etiket eklemeyi ve durumlarını yönetmeyi destekler. “Bilgi bekleniyor” ya da “ekip incelemesi gerekiyor” gibi az sayıda anlaşılır etiketle başlayabilirsiniz. Seçtiğiniz etiketler ekibinizin gerçekten yaptığı işi tarif etmeli.

Dahili notlarla gerekli bilgiyi koruyun

Konuşma notuna bir sonraki çalışanın ihtiyaç duyduğu bilgiyi ekleyin: kontrol edilecek bir ayrıntı, üzerinde anlaşılan sonraki adım veya devrin nedeni. Notlar somut ve işle ilgili olmalı. Elinizde bulunduğu için gereksiz kişisel bilgileri her konuşmaya kopyalamayın.

Mesaj geçmişi ve notlar, müşterinin kendini tekrar anlatma ihtiyacını azaltmaya yardımcı olabilir. Yine de takibi kimin yapacağına ekibiniz karar verir. Konuşmayı kapatmadan önce müşterinin bir yanıt aldığını veya sonraki adımın sorumlusunu bildiğini kontrol edin. Bir durum etiketi, tamamlanmamış işin yerine geçmez.

Yapay zekânın sınırlarını birlikte belirleyin

Yapay zekâ, işletmeniz için tanımlanan bilgilerle rutin soruları yanıtlamaya destek olabilir. İstisna kararı, şikâyet veya elde bulunmayan bilgi gerektiren durumda ekip devralmalıdır. Yetkili çalışan konuşmanın kontrolünü alabilir ve o konuşmada yapay zekâ yanıtlarını duraklatabilir.

  • İlk aşama için sık gelen birkaç soru seçin ve güncel yanıtlarını hazırlayın.
  • Şikâyetlerin, özel taleplerin ve eksik bilgi içeren soruların hangi ekibe gideceğini belirleyin.
  • Daha fazla akış eklemeden önce insan devrini ve yapay zekâ desteğine dönüşü deneyin.

Bugünkü işleyişinizi sade bir akışla başlayarak düzenleyin

Bu yaklaşım, WhatsApp müşterilerinin sorumluluğunu paylaşan hizmet ve satış ekipleri için uygundur. Önce yönetilebilir sayıda örnek konuşmayla çalışın. Kullanılan etiketleri ve notları birlikte gözden geçirin; kimsenin kullanmadığı adımları kaldırın. İşlevli bir süreç, çok sayıda durum seçeneğinden daha değerlidir.

Başka bir CRM kullanıyorsanız müşteri bilgisinin hangi sistemde tutulacağına önceden karar verin. Mevcut araçlarla uyumluluğu ve aktarım ihtiyacını kurulum görüşmesinde değerlendirin. Farklı sistemlerdeki kayıtların kendiliğinden eşitleneceği varsayımıyla plan yapmayın.

Başlamadan önce merak edilenler

Bu çözüm yalnızca otomatik mesaj yanıtlar mı?

Hayır. Konuşma yönetimi, dahili notlar, ekip atamaları ve insan devri de akışın parçasıdır. Hangi adımda yapay zekâ desteği kullanılacağını işletmenizin çalışma biçimine göre belirleyebilirsiniz.

Konuşmayı başka bir çalışana aktarabilir miyiz?

AutoSay kullanıcı ve ekip atamalarını destekler. Demoda kendi organizasyonunuz için gerekli rolleri, konuşma görünürlüğünü ve devir adımlarını inceleyin.

Demoya ne hazırlamalıyız?

Birkaç anonimleştirilmiş müşteri sorusu, ekipteki roller ve bugün çalışanlar arasında dolaşan bir talep örneği getirin. Böylece genel bir tanıtım yerine kendi işiniz üzerinden değerlendirme yapabilirsiniz.