Önce bir hizmetle başlayın
İlk akış için süresi ve koşulları net bir hizmet seçin. Örneğin yalnız saç kesimiyle başlayıp renklendirme veya birden çok işlemi sonraya bırakabilirsiniz. Kapsamı dar tutmak, sorunun eksik hizmet bilgisi mi yoksa takvim kuralı mı olduğunu anlamayı kolaylaştırır.
Hizmet adını, öngörülen süreyi, gerekli hazırlık payını ve fiyatın ne zaman kesinleştiğini yazın. Saç uzunluğuna veya ön görüşmeye göre değişen bir işlemi tek bir kesin fiyat ya da süreyle sunmayın. Böyle durumlarda ekibin değerlendirmesi için açık bir devir noktası belirleyin.
1. Saat dilimi ve çalışma düzenini hazırlayın
İşletme ayarlarında Türkiye’deki işletmenin saat dilimini Europe/Istanbul olarak kontrol edin. Açılış, kapanış, kapalı günler ve öğle arası aynı çalışma düzenini yansıtmalıdır. Randevu süresi ile iki işlem arasındaki hazırlık payını ayrı değerlendirin.
Sistemin önerdiği saatleri salonun gerçek çalışma çizelgesiyle karşılaştırın. Günün son başlangıç saati, işlemin kapanıştan önce bitmesine izin vermelidir. Resmî tatil, eğitim günü veya ekip izni gibi istisnalar için uygunluk engeli oluşturma yöntemini kurulumda deneyin.
2. Personel tercihini ve takvimin sorumlusunu netleştirin
Müşteri belirli bir ekip üyesini istiyorsa bu tercihin hangi aşamada alınacağını belirleyin. Personel ve grup randevusu özelliklerinin işletmenizde etkinliğini kontrol edin. İlk pilotta tek hizmet ve tek sorumlu kullanmak, belirsizliği azaltır; karmaşık kapasite veya paralel işlem varsayımlarını gerçek test yapılmadan açmayın.
Telefonla veya yüz yüze alınan randevuların da aynı uygunluk kaynağına işlenmesi gerekir. Başka bir takvim ya da salon yazılımı kullanıyorsanız bağlantısının gerçekten kurulmuş olduğunu, hangi yönde güncellendiğini ve gecikme durumunu doğrulayın. Yalnız iki uygulamada benzer ekran görmek, eşitlemenin çalıştığını göstermez.
3. Görüşmeyi talep, seçim ve kayıt olarak ayırın
Örnek başlangıç mesajı “Yarın öğleden sonra saç kesimi için yer var mı?” olabilir. Akış önce hizmeti ve tarih aralığını netleştirmeli, sonra güncel uygunluğa dayanarak saat sunmalıdır. Müşteri sunulan seçeneklerden birini seçtiğinde eksik bilgiyi tamamlayıp kaydı oluşturma aşamasına geçin.
Müşteriye gösterilen randevu özeti hizmet, tarih ve saat açısından kayıtla aynı olmalıdır. “Tamamdır” gibi genel bir yanıtı kayıt kanıtı saymayın. Panelde randevunun oluştuğunu kontrol edin; işlem başarısızsa kesinleşmiş randevu izlenimi verilmemelidir.
4. İlk yayından önce altı durumu deneyin
Testleri gerçek kişisel veri yerine örnek kişi ve kontrollü bir konuşmayla yapın. Her denemede yalnız mesajı değil, takvimdeki sonucu da kontrol edin. Aşağıdaki listeyi ekip içi kabul notu olarak kullanabilirsiniz.
| Senaryo | Beklenen kontrol |
|---|---|
| Müsait saatte yeni randevu | Hizmet, tarih ve saat kayıtla aynı; tek kayıt oluşuyor. |
| Aynı dolu saati tekrar isteme | Mevcut randevu korunuyor; uygun alternatif veya insan desteği sunuluyor. |
| Mola veya kapanış sonrası saat isteme | İşletmenin çalışma düzeni dışında kayıt oluşturulmuyor. |
| Randevuyu başka saate taşıma | Doğru randevu değişiyor; eski saat gereksiz yere tutulmuyor. |
| Randevuyu iptal etme | Doğru kayıt iptal durumunda; müşteri mesajı bu sonuçla tutarlı. |
| Belirsiz işlem ya da özel personel talebi | Eksik bilgi soruluyor veya ekip devralıyor; kesin süre uydurulmuyor. |
5. İnsan devrini çalışma kuralına bağlayın
Bir müşterinin birden fazla işlemi birleştirmesi, özel ekip üyesi istemesi veya görüşmenin yanlış ilerlediğini söylemesi insan devri için uygun bir örnektir. AutoSay’daki atama, iç not ve devralma adımlarını ekip üyesiyle birlikte deneyin.
Not, sonraki kişinin tekrar sormadan anlayabileceği kadar açık olmalıdır: istenen hizmet, önerilen saatler ve çözülemeyen konu. İnsan devralırken otomatik yanıtın durduğunu kontrol edin. Konuşmayı tekrar asistana bırakacak kişi ve koşul da belli olsun.
6. İlk haftayı küçük kapsamla değerlendirin
Pilotun hangi gün ve hizmetleri kapsadığını ekibinize bildirin. Kayıt düzeltmesi gereken görüşmeleri, yanlış saat önerilerini ve insan devri nedenlerini inceleyin. Randevu sayısı tek başına yeterli değildir; müşteriye verilen bilgi ile kaydın tutarlılığına da bakın.
Hatırlatma mesajları veya dış takvim bağlantısı istiyorsanız bunları ayrı bir kurulum maddesi olarak değerlendirin. Hangi mesajın ne zaman gönderileceğini, gerekli kanal koşullarını ve başarısız gönderimde sorumluyu test etmeden “kuruldu” kabul etmeyin. Bu rehber belirli bir hatırlatma hizmeti veya müşteri gelmeme oranında azalma sözü vermez.
Başlamadan önce merak edilenler
Bütün hizmetleri aynı anda eklemek gerekir mi?
Hayır. İlk pilotu süresi ve sorumlusu belli bir hizmetle başlatın. Kabul testleri tamamlandıkça farklı işlemleri ve personel kurallarını ekleyin.
Mevcut salon yazılımım otomatik bağlanır mı?
Bağlantı desteği ve işletmenize uygun veri akışı ayrıca doğrulanmalıdır. Demosuna kullandığınız yazılımın adını ve takvim çalışma biçimini getirin.
Müşteri bir saat seçince randevu kesinleşmiş olur mu?
Kesinleşme için ilgili kaydın başarıyla oluşması gerekir. Müşterinin seçimi, paneldeki kayıt ve gönderilen özet birlikte kontrol edilmelidir.