Vorbereitung: eine verantwortliche Datenquelle
Stellen Sie Produktnamen, Beschreibungen, Preise und Kategorien in einer aktuellen Datei zusammen. Legen Sie fest, wer Preise pflegt und Änderungen prüft. Für den ersten Import empfiehlt sich eine kleine Auswahl mit derselben Währung. So lassen sich Fehler leichter eingrenzen als bei einem vollständigen Sortiment.
Der Ablauf bereitet die Produktdaten in AutoSay als Informationsquelle vor. Produktkarten aus einem Meta-Katalog oder ein laufender Abgleich mit Ihrem Shopsystem werden gesondert geprüft. Ein erfolgreicher Datenimport allein bestätigt weder eine Shopanbindung noch aktuelle Lagerbestände.
1. Eine kleine CSV- oder JSON-Datei vorbereiten
Beginnen Sie mit drei bis fünf Produkten. Verwenden Sie eindeutige Spalten für Name, Beschreibung, Preis und Kategorie. Eine CSV benötigt eine Kopfzeile und mindestens eine Datenzeile. Das folgende fiktive Beispiel können Sie als Ausgangspunkt für das CSV-Eingabefeld verwenden.
name,description,price,category
Schreibtischlampe,Arbeitsleuchte mit USB-Anschluss,39.90,Beleuchtung
Notizbuch A5,Punktkariertes Notizbuch im Format A5,8.50,SchreibwarenPrüfen Sie Zahlenformate und leere Preisfelder vor dem Import. Im Beispiel trennt ein Punkt die Nachkommastellen. Varianten sollten im Namen eindeutig erkennbar sein, sofern Größe, Farbe oder Ausführung in Ihrer Quelle tatsächlich angegeben sind. Ergänzen Sie keine Eigenschaften allein deshalb, weil ähnliche Produkte diese häufig besitzen.
2. Den Import im Katalog öffnen
Öffnen Sie im Katalog „Extern importieren“. Der Assistent gliedert sich in Quelle, Vorschau und Ergebnis. Wählen Sie URL, JSON oder CSV. Bei einer URL muss die Adresse verwertbare Produktdaten liefern. Eine Shopstartseite, ein Anmeldeformular oder eine überwiegend visuelle Produktseite eignet sich nicht automatisch als Datenquelle.
Findet die Analyse keine Produktliste, wechseln Sie zunächst zu einer kleinen, strukturierten CSV- oder JSON-Probe. Damit lässt sich prüfen, ob das Datenformat die Ursache ist. Verwenden Sie für Beispiele keine Links mit vertraulichen Zugangsdaten.
3. Zuordnung, Vorschau und Währung prüfen
Nach der Analyse sehen Sie erkannte Feldzuordnungen, die Produktanzahl und eine Vorschau der ersten Einträge. Kontrollieren Sie insbesondere, ob der Produktname richtig erkannt wurde und der Preis zur Quelle passt. Bei einer falschen Zuordnung korrigieren Sie die Quelldaten und starten die Analyse erneut.
Die Vorschau zeigt nur einen Ausschnitt. Prüfen Sie deshalb auch die übrigen Zeilen Ihrer Datei. Wählen Sie die Importwährung ausdrücklich, etwa EUR für Europreise. Eine gemeinsame Kategorie sollten Sie nur dann vorgeben, wenn sie für alle importierten Produkte zutrifft. Optional erzeugte KI-Ergänzungen benötigen eine inhaltliche Prüfung, bevor Sie sich darauf verlassen.
4. Import abschließen und Einträge kontrollieren
Den eigentlichen Import führt eine berechtigte Person mit Inhaber- oder Administratorrolle aus. Vergleichen Sie anschließend die Anzahl erfolgreicher und fehlgeschlagener Einträge mit der Gesamtzahl. Klären Sie einzelne Fehler gezielt. Derselbe Import kann zusätzliche Produktdatensätze anlegen; ein vollständiger Wiederholungsimport ist deshalb kein unbedenklicher Reparaturschritt.
Öffnen Sie einige importierte Produkte und vergleichen Sie Name, Preis und Währung mit der Ausgangsdatei. Eine erfolgreiche Übertragung bestätigt die Datensätze. Ob der konfigurierte WhatsApp-Assistent daraus passende Antworten erstellt, prüfen Sie im nächsten Schritt separat.
5. Produktantworten mit klaren Prüffällen testen
Nutzen Sie ein dafür vorgesehenes Testkonto und die für Ihren Betrieb bestätigte WhatsApp-Verbindung. Die folgenden Nachrichten sind Prüfvorschläge und stammen aus keinem Kundengespräch. Halten Sie für jeden Fall fest, welche Quelle die Antwort belegt.
| Testnachricht | Zu prüfendes Verhalten |
|---|---|
| „Was kostet die Schreibtischlampe?“ | Antwort verwendet den hinterlegten Preis und die ausgewählte Währung. |
| „Läuft die Lampe mit Batterien?“ | Nicht belegte Eigenschaften werden nicht als Tatsache genannt. |
| „Ist das blaue Modell auf Lager?“ | Keine erfundene Variante und keine unbelegte Verfügbarkeitszusage. |
| „Ich möchte mit jemandem sprechen.“ | Eine zuständige Person kann das Gespräch übernehmen. |
| Dieselbe Frage nach einer Produktänderung | Die Antwort wird erneut mit den aktualisierten Angaben verglichen. |
6. Pflege und Übergabe im Team festlegen
Bestimmen Sie, wer unklare Produktfragen beantwortet. Prüfen Sie in der Demo die Gesprächszuweisung, interne Notizen und die menschliche Übernahme. Während ein Teammitglied übernimmt, soll die automatische Antwort pausieren. Auch die spätere Freigabe an den Assistenten braucht eine klare Zuständigkeit.
Pflegen Sie Änderungen an Preisen, Verfügbarkeit und Lieferbedingungen zeitnah in der verantwortlichen Quelle. Prüfen Sie anschließend die Antwort erneut. Für eine zusätzliche Shop- oder Warenwirtschaftsanbindung klären Sie vorab Datenrichtung, Aktualisierungsrhythmus und Fehlerbehandlung. So bleibt nachvollziehbar, worauf eine Aussage gegenüber Kunden beruht.
Fragen vor dem Start
Kann ich eine Excel-Datei verwenden?
Die hier beschriebenen Eingaben sind CSV, JSON und eine URL mit Produktdaten. Exportieren Sie eine kleine Auswahl aus Excel als CSV und kontrollieren Sie die Vorschau.
Richtet der Import auch WhatsApp ein?
Katalog und WhatsApp-Verbindung sind getrennte Bestandteile. Lassen Sie die Verbindung Ihres Geschäftskontos und die Konfiguration des antwortenden Assistenten in der Demo prüfen.
Was sollte ich für die Demo vorbereiten?
Eine kleine Produktdatei ohne Kundendaten, die verwendete Währung, drei typische Fragen und eine zuständige Person für die Übergabe reichen für einen gezielten Einstieg.